目指したのは "オフィスに見えないオフィス"。生産性高く働ける環境を整え、会社と社員の成長を促すために「進化し続けるオフィス」を創造する。

USEN-NEXT GROUPは経営効率の向上を目的として2018年7月に、分散していたグループ企業の本社機能を目黒に移転・集約しました。本社となる「USEN-NEXT GROUP HEAD OFFICE」が完成した後、生産性高くフレキシブルに働くことができる環境の実現のため、地方拠点オフィスも本社同様にリノベーションに着手。これまでに、主要6都市のオフィスが「U BASE」として新たに生まれ変わりました。

今回は、進化し続けるオフィス創りを目指す「Innovative Office Project」について、オフィスマネジメント部長の小林さんにインタビューしました。

PROFILE

小林 孝至(Takayuki Kobayashi)

株式会社 USEN-NEXT HOLDINGS
コーポレート統括部 オフィスマネジメント部長
2004年 中途入社

毎日、決められた席に着くことでルーティンに陥りやすい。社員の業務に対する意識改革の妨げとなると思った。

――― まずは「Innovative Office Project」の概要について教えてください。
グループで推進する「Work Style Innovation」のコンセプトのとおり、「かっこよく、働く」ための環境を社員に提供することを目的として、本プロジェクトは始動しました。

まず、2018年7月に東京本社のオフィス移転を実施し、「USEN-NEXT GROUP HEAD OFFICE」が完成しました。分散していたグループ企業の拠点を集約するとともに、日々の業務内容に適したワークスペースが選択可能な環境となりました。

そして、「USEN-NEXT GROUP HEAD OFFICE」に引き続き、地方拠点オフィスのリノベーションに着手し、2019年5月にオープンした札幌オフィスを皮切りに、横浜、仙台、名古屋、広島と主要地方拠点オフィスが、「U BASE」として新たに生まれ変わりました。

今後は、主要拠点だけでなく、中小規模拠点についても順次、リノベーションやリロケーションを行っていく予定です。

USEN-NEXT GROUP HEAD OFFICE(USEN-NEXT GROUP 目黒本社)

――― このプロジェクトがはじまったきっかけは、なんだったんですか?
2017年12月の経営統合当時はグループ企業の拠点が分散していたため、一体感が感じられませんでした。
そこで、グループ企業の拠点を集約し、より一層の業務効率化を図るとともに、今後の業容拡大に備えるため、本社移転計画が立ち上がりました。

グループの成長のためにはグループ会社がミートアップすることで生まれるアイディアやコミュニケーション、シナジーを生み出す舞台が必要であると感じ、グループとして最高のパフォーマンスを発揮できるHEAD OFFICEと地方拠点オフィスの構築に着手することになりました。

――― 小林さんはどのような役割を担当されていますか?
宇野社長が考える「オフィスに見えないオフィス」「寛ぎを生み、イマジネーションをかきたてるカフェ空間のようなオフィス」といったコンセプト、そしてプロジェクト責任者である担当役員や外部建築・設計者が創りあげるオフィスデザインを具現化する役割として、プロジェクトに関わるパートナー企業のコントロールや社内調整、オフィスルール作りなどに携わっています。

――― ちなみに、従来のオフィスにはどのような課題があったのでしょうか?
これまでのいわゆるアイランド型の固定席オフィスは、画一的であるがゆえ、新しいアイディアやコミュニケーションを生みだしたりする”きっかけづくり”の面で弱いこと、決められた席に着くことでルーティンのみに陥りやすく、自らの業務に対する意識改革の妨げとなること、また、固定席になることで机の上にノートPCや書類などを出しっぱなしにしてしまうなど、情報セキュリティ上の問題も散見されていました。

それら問題を解決するべく、限られた時間の中で、快適で生産性の高まる「オフィスに見えないオフィス」づくりに向けて動き出しました。

――― 課題の解決やオフィスづくりでこだわったことは何ですか。
制度上、テレワークが導入され、また業務に必要なモバイルツールも貸与されますので、出社をしなくても業務を行える環境は整いましたが、より生産性高く、より効率的に、そしてよりモチベーション高く仕事するための空間の創造を意識しました。

まず、デスクの仕切りをなくしフリーアドレスにし、様々なスタイルのデスクを設置。これにより、その日の気分や "今日やるべきタスク" に最適なデスクを日々選択するという、業務に対する意識づけを実現するとともに、自席を持たないことで自身の荷物をパーソナルロッカーから出し入れする文化が根付き、情報セキュリティ上の問題や衛生面でも改善されました。

また、オープンなミーティングスペースを数多く設け、さらに回遊性のある設計によって、社内で人と人が「meet up」する “偶然” を生み出す空間を演出しました。

さらに、オフィス空間にはオフィスの象徴とも言えるキャビネットは置かず、収納の空間をつくったり、植物をできるだけ設置して緑視効果のある空間づくりにもこだわりました。
本社の13階にはグループ各社の商材を置き、実際に体感できるショーケース型ラウンジを設置しました。「Hotel」「Dining&Bar」などといったコンセプトごとに用意して、お客様向けの商談や、採用候補者に体験してもらうなど多角的に活用しています。

  • 本社来客スペース

  • ショールーム(Dining&Bar)

  • 本社ワーキングスペース

  • 本社ワーキングスペース

――― 地方拠点オフィスについても、こだわったことはありますか。
本社で導入した機能を踏襲しつつ、地方拠点オフィスはその地方の独自性を出していきました。例えば、札幌のU BASEには北極星を意味する「U BASE POLARIS(ポラリス)」と名付けました。横浜は「U BASE MARINA(海)」、名古屋は「U BASE CASTLE(城)」など、そのエリアを象徴するものをコンセプトに据え、カラープランニングや家具・什器類の選定を行い、社員にとって親しみやすく、愛着がもてるようにしました。

U BASE PEACE(USEN-NEXT GROUP 広島オフィス)

ゴールのないオフィスづくりに向き合い続けることが使命。時代の変化に合わせて働き方もオフィスも進化させて行きたい。

――― 本プロジェクトを実行するうえで、大変だったエピソードを教えてください。
「USEN-NEXT GROUP HEAD OFFICE」については、通常1~2年要すると言われる本社オフィスの構築に、6ヵ月間という超短期間での実行が求められたという点です。経営統合後の推進プロジェクトであることや、市況や需要と供給との兼ね合いで、ある意味生モノともいえるオフィス物件との巡りあわせなど、やむを得ない面はありますが、相当タイトなスケジュールの中でプロジェクトを進めました。

あらゆるタスクに対してスピード感を持ち、効率的に対応をする必要があったことは、自分の中でもいい経験となりました。

――― 本社移転をした結果、どのような変化がありましたか?
旧来のオフィスには無かった、充実した機能や設備を整えたことにより、社内向けのイベントはもとより社外向けセミナーやイベントが多数開催され、本社が社内外通じた人が集まるマグネットスペースとして機能していると感じられます。

社内イベントとしては、月に一度、18時〜20時まではお酒を含めたドリンクとフードを無料で提供する「HAPPY HOUR」を実施しています。多いときは300名くらい集まっていて、気軽に声を掛け合いながらグループ会社間の垣根を越えた自由でボーダーレスなコミュニケーションを生み出す機会になっています。

――― どのような反響がありましたか。
まず、社員から「オフィスが綺麗になって嬉しい」「効率よく仕事ができるきるようになった」というフィードバックを直接得られたことや、また、「今度はこれを取り入れてほしい」などという自発的な意見もあり、オフィスに対する興味を持ってもらえたことが何より嬉しかったですね。この取り組みを通じ、よりオフィスを活性化させる要素が社員自身から生まれてきていることを感じられました。

また、オフィスの移転を検討している他の企業からのお問い合わせもあり、オフィスツアーを開催しています。見学後は「ここで何かやらせていただきたいです」などのご要望をいただくことも多く、これをきっかけに何か面白い事業が生まれる可能性も多いにあるので今後が楽しみですね。

――― 本プロジェクトを通して、達成感を感じられた瞬間を教えてください。
無事社員が新オフィスで業務を開始してくれたところを見られたときですね。ただし、オフィスはスタートした時点から劣化が始まるのでその対策や、またその時々に求められる設備や仕掛けを構築していく必要があるので、達成感に浸れるのはごく一瞬なのかもしれません。

――― 今後挑戦したいことを教えてください。
オフィスの環境づくりにはゴールがありません。移転直後は新鮮さがあっても、長く働いていると、時代の変化に合わず非効率になってもそれが当たり前になってしまうものです。

例えば、シェアリングの文化も広がっているので、今後は外部の方にスペースを貸し出し、何か協業できないかなど、時代の変化に合わせて働き方もオフィスも進化させて行きたいですね。

USEN-NEXT GROUPの柔軟な働き方を叶えながら、社員に良い刺激を与え、誇りを持って働くことができるゴールのないオフィスづくりに向き合い続けることが自身の使命ですね。

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